Fachartikel

Digitale Rechnungen gesetzeskonform einfach erstellen

Nützen Sie die Einsparungspotentiale

Elektronische Rechnungen haben klare Vorteile gegenüber der Papierrechnung: Auch wenn die in Studien oft genannten drei bis acht (!) Euro Ersparnis vielleicht etwas übertrieben erscheinen und sicherlich nur bei gleichzeitigen organisatorischen Änderungen erzielbar sind, so fällt auf jeden Fall das Einkuvertieren und das Briefporto weg. Außerdem soll auch der ökologische Vorteil (weniger Papier fällt an) nicht vernachlässigt werden.

Dennoch hat sich die elektronische Rechnung noch kaum durchgesetzt, was wahrscheinlich zwei Gründe hat:

• Der Rechnungsempfänger muss zustimmen, dieser hatte aber bislang nur wenige Vorteile.
• Damit die Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss diese mit einer fortgeschrittenen digitalen Signatur versehen sein. Ein einfaches PDF reicht also nicht aus.

Dank eb-Interface (siehe dazu den eigenen Artikel in dieser Ausgabe der Seminare&News) gibt es nun aber auch Vorteile für den Rechnungsempfänger und dank BMD ist auch das Versehen einer Rechnung mit einer Signatur ein Kinderspiel.

Durch die Integration der kostenfreien PDF-AS-Software des E-Goverment Innovationszentrums (http://demo.egiz.gv.at/) kann beim PDF-Export sehr einfach eine digitale Signatur angewählt werden.

Exportiertes PDF mit digitaler Signatur

Grundsätzlich gibt es dabei zwei Möglichkeiten, entweder wird die Software am Client installiert und dort ein Kartenlesegerät angeschlossen. Diese Installation ist sehr einfach und kostengünstig, die Signatur kann dann etwa mit der Bürgerkarte (z.B. www.a-trust.at) erfolgen. Allerdings muss bei jedem Signaturvorgang der geheime PIN eingegeben werden. Eine andere Variante wäre ein Signaturserver - dabei wird die PDF-AS-Software am Server installiert, was etwas komplizierter ist (kann von einem BMD-Techniker über Fernwartung vorgenommen werden) und ein etwas teureres Serverzertifikat ist notwendig (auch z.B. bei www.a-trust.at erhältlich). In diesem Falle kann aber jeder berechtigte User per Knopfdruck signieren, ohne jedes Mal einen PIN eingegeben zu müssen. Dies ist ideal um etwa am Monatsende einen Rechnungsstapel zu versenden.

In beiden Fällen fallen bei BMD weder Software- noch Wartungskosten an, einzig die Dienstleistung bei der Installation wird verrechnet. Natürlich sind auch keine Kosten je Stempelung vorgesehen, das heißt, es können beliebig viele PDFs digital signiert werden. Der Signiervorgang ist dabei auch sehr einfach. Beim PDF-Export aus dem BMD-Report muss einfach die Option „mit PDFAS stempeln“ ausgewählt werden.

Druckdialog mit Stempelauswahl

Somit können nicht nur Rechnungen, sondern beliebige Dokumente, die aus BMD versendet werden, einfach mit einer digitalen Signatur versehen werden. Etwa können damit auch Angebote oder aber Auswertungen für einen Klienten „fälschungssicher“ gemacht werden.

Dr. Markus Knasmüller
(von Austria Pro) zertifizierter E-Billing Berater
Allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger

zurück zur Liste   Drucken   Empfehlen