Fachartikel

WEB-BAKAWA mit Scan

Die Kassabucherfassung mit elektronisch angedocktem Originalbeleg

Die webbasierende Kassabuchvorerfassung wurde um ein sehr wichtiges Detail verstärkt. Bei Belegen, die es für den Mandanten schwierig machen, eine Kontierung selbst vorzunehmen, wurde bisher der Originalbeleg entweder gefaxt, gemailt oder physisch zur Kanzlei gebracht. Zumeist wurden überhaupt noch die gesamten Kassaoriginalbelege an die Kanzlei weitergegeben. Jetzt ist es möglich bei der WEB Kassabucherfassung zur Erfassungsposition direkt in einem Arbeitsgang den gescannten Originalbeleg mitzuübertragen. Damit kann der physische Belegtransport in die Kanzlei total eingespart werden.

WEB Kassabucherfassung

In der Kanzlei erscheint bei Erfassungspositionen, bei welchen ein Scan hinterlegt wurde, das in allen Organisationsebenen bekannte Dokumentensymbol. Der Beleg kann angezeigt und parallel dazu eine eventuell notwendige Kontierung vorgenommen werden. Der angehängte gescannte Originalbeleg wird beim automatischen Verbuchen der Kassaerfassungen ebenfalls automatisch archiviert. Damit steht der Originalbeleg auch jederzeit für den Abruf - ausgehend von einer Kontoposition oder Kostenstellenposition - zur Verfügung.

 
Kontierung mit gescanntem Originalbeleg

Damit der Mandant die Belege scannen und zur Erfassungsposition hochladen kann, wird von BMD kostenfrei eine lokale Scankomponente zur Verfügung gestellt (steht im Kundenbereich der Homepage zum Download zur Verfügung).

Bisher gab es für die Datenvorerfassung von Kassabuchungen oder Rechnungen für den Mandanten lokal installierte Programme, mit denen es möglich war, die Daten lokal zu erfassen und dann zum Steuerberater zu mailen. Dort wurden sie kontrolliert, eventuell nachkontiert und dann automatisch verbucht.

Mit der neuen webbasierenden Datenvorerfassung ergeben sich eine Reihe attraktiver Vorteile gegenüber der vorher eingesetzten Offline Lösung.

• Die Datenerfassung passiert ausschließlich im Internetbrowser und kann dadurch von überall durchgeführt werden – im Betrieb, zu Hause oder direkt auf Geschäftsreise.
• Die Daten landen sofort auf dem Server des Steuerberaters und werden somit automatisch mit den Kanzleidaten mitgesichert.
• Die vom Mandanten vorerfassten Daten können jederzeit kontrolliert und damit auch zeitnäher verarbeitet werden – Fehler können so früher geortet werden.
• Die Infrastruktur für die Datenerfassung wird auf dem Kanzleiserver eingestellt wie zu erfassende Datenfelder, benötigte Konten usw., ohne dass jemand vor Ort kommen muss.
• Änderungen bei Einstellungen können jederzeit durchgeführt werden und wirken sofort.
• Daten sind immer sofort in der Kanzlei sichtbar – durch teilweise. mitgelieferte gescannte Originalbelege erübrigen sich lange Aufklärungsgespräche bei Unklarheiten.
• Es braucht keine Software beim Klienten installiert zu werden – damit brauchen auch keine Updates eingespielt zu werden.
• Alle Auswertungen können vom Mandanten wieder über die WEB Plattform sehr einfach, jederzeit und von überall her, wo es einen Internetzugang gibt, abgefragt werden.

KR Ferdinand Wieser
Geschäftsführer

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