Fachartikel

Die Kassabucherfassung im WEB

Zukunftsweisende Technologie für Teamwork mit Mandanten

Bisher gab es für die Datenvorerfassung von Kassabuchungen oder Rechnungen für den Mandanten lokal installierte Programme, mit denen es möglich war, die Daten lokal zu erfassen und dann zum Steuerberater zu mailen. Dort wurden sie kontrolliert, eventuell nachkontiert und dann automatisch verbucht. Der Wunsch einer webbasierenden Lösung zur Datenvorerfassung von Kassabelegen und Rechnungen wurde schon öfters an die BMD Entwicklung herangetragen. Nun haben wir mit BMD.COM die notwendige Plattform gefunden, in der diese Funktion integriert wurde. Die WEB BAKAWA (Bank, Kassa, Wareneingangsbuch) Erfassung ist nun das erste Dialogerfassungstool von BMD.COM.

Die Kommunikationsplattform BMD.COM, die ursprünglich als eine reine Auswertungs- und Dokumentenabfrageplattform angedacht war, entwickelt sich immer mehr zum zentralen Tool für die Einbindung von Mandanten - sowohl für Informationsabruf als auch zur Anlieferung von Erfassungsdaten für Buchhaltung und Lohnverrechnung.

Mit der neuen webbasierenden Datenvorerfassung ergeben sich eine Reihe angenehmer Vorteile gegenüber der vorher eingesetzten Offline Lösung:

• Die Datenerfassung passiert ausschließlich im Internetbrowser und kann dadurch von überall durchgeführt werden – im Betrieb, zu Hause oder direkt auf Geschäftsreise
• Die Daten landen sofort auf dem Server des Steuerberaters und werden somit automatisch mit den Kanzleidaten mitgesichert
• Die vom Mandanten vorerfassten Daten können jederzeit kontrolliert und damit auch zeitnäher verarbeitet werden – Fehler können so früher geortet werden.
• Die Infrastruktur für die Datenerfassung wird auf dem Kanzleiserver eingestellt, wie zu erfassende Datenfelder, benötigte Konten usw., ohne dass jemand vor Ort kommen muss. 
• Änderungen bei Einstellungen können jederzeit durchgeführt werden und wirken sofort. 
• Daten sind immer sofort in der Kanzlei sichtbar, dadurch gibt es eine leichte Anfragebeantwortung bei Unklarheiten.
• Es braucht keine Software beim Klienten installiert zu werden – damit brauchen auch keine Updates eingespielt zu werden.
• Alle Auswertungen können vom Mandanten wieder über die WEB Plattform sehr einfach, jederzeit und von überall dort, wo es einen Internetzugang gibt, abgefragt werden.

Neue Möglichkeiten in der Beziehung Steuerberater - Mandant

Durch die immer mehr werdenden Funktionalitäten sowohl im Auswertungs- wie auch im Erfassungsbereich über BMD.COM ergeben sich ganz neue Dimensionen in der Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant. Der Mandant kann quasi die Kanzleidienstleistungen rund um die Uhr 7 Tage die Woche konsumieren.

Folgende Funktionalitäten stehen derzeit in der BMD.COM zur Verfügung und können über variable Berechtigung freigeschaltet werden:

• Abruf aller Auswertungen aus der Mandantenbuchhaltung und Lohnverrechnung
• Abruf aller von der Kanzlei für den betreffenden Mandanten freigegebenen Dokumente aus dem Kanzlei Dokumentenarchiv
• Abfrage aller mit dem Mandanten vereinbarten und freigegebenen Termine
• Abruf der für den Mandanten zuständigen Personen je Fachbereich (mit Foto)
• Abfrage aller vom Mandanten gebuchten Dienstleistungsgruppen
• Abruf der für den Mandanten zuständigen Personen je Fachbereich (mit Foto)
• Databox zum Hochladen von Daten in die Kanzlei (z.B.  gescannte Belege) oder zum Downloaden für den Mandanten
• Downloads von Musterformularen für den Betriebsgebrauch beim Mandanten 
• Extrabereich zur übersichtlichen chronologischen Darstellung aller von der Kanzlei gelieferten Klienteninfos 
• WEB Daten Vorerfassung für Kassa, Bank und Rechnungen 
• Avisomeldung von neuen Mitarbeitern an ELDA mit paralleler Weiterleitung der Daten zur Kanzlei 
• Zugriff auf das Abgabenkonto bei FinanzOnline
  

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