Projektabwicklung mit BMD

Wenn während und nach einer Softwareimplementierung Fragen offen bleiben, ist das immer mit Ärger verbunden. Schlechte Abklärung führt zu Verzögerungen, Problemen und Mehrkosten.

Um diesen Ärger zu vermeiden ist es wichtig von Anfang an strukturiert vorzugehen.

Für Softwareimplementierungen, die sich über mehrere Module oder über einen längeren Zeitraum erstrecken oder die eine größere Anzahl von Beteiligten erfordern, wurde bei BMD das Projekt als Organisationsform zur Lösung dieser Aufgaben gewählt.

Wer behält in der Umsetzung den Überblick?
Das ist wahrscheinlich eine der wichtigsten Fragen.
Um bei einer Softwareumstellung den Überblick zu behalten, braucht es geschultes Personal. Die BMD Projektleiter und Projektmitarbeiter wurden nach standardisierten Projektmanagement-Richtlinien ausgebildet und extern zertifiziert. Sie behalten durch ein homogenes Vorgehen den Überblick.

Der BMD-Projektplan

Durch die softwareunterstützte Planung ist der aktuelle Status des Projekts jederzeit abrufbar und auf Änderungen kann schnell eingegangen werden.

Entspricht die Software meinen Anforderungen?
Meistens ist der komplette oder komplexe Umfang einer Softwareimplementierung nicht sofort zu erkennen. Daher ist es unumgänglich in die Tiefe zu blicken. So wird man erkennen, ob die Software auch das erfüllt, was vom Kunden erwartet wird. Hier beginnen oft schon erste Missverständnisse. Manches wird unterschiedlich verstanden. Ein Projektleiter hat jetzt die Aufgabe diese Unklarheiten zu beseitigen. Die Anforderungen(Ziele) werden gemeinsam festgelegt und niedergeschrieben. Hier erkennt man schon frühzeitig, wenn etwas falsch verstanden wurde und man kann dementsprechend reagieren.

Ist meine Hardware geeignet?
Auch die Hardware spielt bei einer Umstellung eine wichtige Rolle. Hier sollte man ebenfalls die Koordination einem Projektleiter überlassen. Anforderungen werden mit den Hardwarebetreuern vor Ort abgeklärt oder direkt von BMD erledigt. Durch die Kontrolle wird gewährleistet, dass die richtige Hardware zeitgerecht zum Einsatz kommt. Wird die Hardware zu spät eingesetzt, kann das Kosten verursachen, die zu vermeiden sind (z. B. Fahrten, die umsonst gemacht worden waren, weil man durch fehlende Hardware nicht arbeiten konnte).

Wer kümmert sich um die Installation?
Das Installieren einer Software ist grundsätzlich keine Hexerei. Die Schwierigkeit liegt allerdings im Detail. Ein BMD Mitarbeiter weiß, was auf welche Weise am Server einzustellen ist, damit alles perfekt funktioniert. Sind beispielsweise nicht alle Clients installiert, kann mit der Arbeit nicht begonnen werden. Auch das kann wiederum Mehrkosten oder Verschiebungen verursachen. Wird die Installation von einem BMD Mitarbeiter erledigt, wird hier mitprotokoliert und dem Projektleiter die Fertigstellung gemeldet.

Wann wird damit begonnen?
Das ist eine wichtige Frage. Nicht nur wann, sondern auch was wird gemacht. Ein Projektplan ist die Antwort auf diese Frage. Durch die laufende Projektkoordination werden Termine vereinbart, kontrolliert und möglicherweise auch verschoben. Jede Verschiebung hat nach hinten Auswirkungen, die der Projektleiter im Überblick behält.

Die Projektterminliste bietet den Überblick über alle Arbeitspakete.

Was ist alles einzustellen?
Grundsätzlich weiß das der einzelne Schulende. Schwieriger wird es bei modulübergreifenden Einstellungen. Da ist es besonders wichtig, dass jemand den Überblick behält. Der Projektleiter hat hier die Fäden in der Hand und vermittelt zwischen den einzelnen Mitarbeitern.

Welche Mitarbeiter sind wofür zuständig?
In Unternehmen gibt es unterschiedliche Meinungen. Das ist auch alltäglich. Bei einer Softwareimplementierung kann das allerdings auch unangenehme Folgen haben. Wenn zwei Personen verschiedene Lösungen wollen, ist das meist mit mehr Arbeit verbunden. Einstellungen werden gemacht, dann verworfen, dann wieder erstellt. Im Projekt werden die Ziele gemeinsam vereinbart und somit sind solche unterschiedlichen Meinungen auszuschließen. Weiters wird durch das gemeinsame Vorgehen das Wissen auf mehrere Personen verteilt. Sollte jemand ausfallen, wissen die anderen auch Bescheid.

Projektfunktionendiagramm

Wer behält in der Umsetzung den Überblick?
Um hier den Überblick zu behalten, braucht es geschultes Personal. Die BMD Projektleiter und Projektmitarbeiter wurden nach standardisierten Projektmanagementrichtlinien ausgebildet und behalten durch einheitliches Vorgehen den Überblick.

Mittels Projektstrukturplan kann der Projektfortschritt visualisiert werden.

Projektstrukturplan

Können die Termine eingehalten werden? Wie wirkt sich eine Verschiebung aus?
Das Einhalten von Terminen ist meistens von mehreren Faktoren abhängig. Wurde alles erledigt, was vom einen zum nächsten Termin vereinbart wurde? Sind alle Beteiligten verfügbar? Gab es Verschiebungen? Hier gibt der Projektplan Auskunft und den nötigen Überblick. Auf eventuelle Verschiebungen kann so frühzeitig reagiert werden.

Wie können verschiedene Programme miteinander Daten austauschen?
Schnittstellen sind immer problematisch. Es sind verschiedene Firmen beteiligt und als Kunde befindet man sich in der Mitte. Das ist ebenfalls mit einem Projektteam leichter zu bewältigen. Vereinbarungen zu Schnittstellen sind protokolliert und es werden die richtigen Ansprechpersonen vermittelt.

Wird das veranschlagte Budget eingehalten?

Das vereinbarte Budget ist ein wichtiger Teil eines Projekts. Nur durch permanente Kontrollen und genaues Zusammenfassen von Kosten kann man hier den Überblick bewahren. Wichtig ist, dass man auch hier frühzeitig Abweichungen erkennt und dementsprechend entgegegenwirken kann.

Wer kontrolliert das alles?
Eine Menge an Dingen sind anlässlich solch einer Umstellung zu beachten. Hier ist das Projekt an sich das kontrollierende Werkzeug. Wird das Projekt richtig abgewickelt, ist die Kontrolle das Ergebnis aus den Projektaufzeichnungen.

Wann wird die Umsetzung fertig gestellt.
Die Fertigstellung eines Softwareprojekts ist nicht leicht zu beschreiben. Durch den Meilensteinplan und periodische Projektcontrollings wird der Leistungsfortschritt ermittelt. Zusätzlich helfen das Projektende und die Endbesprechungen. Hier wird das Erreichen der gemeinsam erarbeiteten Projektziele kontrolliert und abgeschlossen.

Projektmeilensteinplan

Sie sehen anhand der einzelnen Fragen, dass es eine Vielzahl von Angelenheiten gibt, die zu erledigen sind. Ein richtig geführtes Projekt hilft Ihnen vom ersten Tag an den Überblick zu behalten. Das gilt natürlich auch für BMD.

So haben sie Ihre Ziele, Termine und Kosten im Griff. Wenn sie in Ihrem Unternehmen ebenfalls Projekte durchführen, haben wir das richtige Werkzeug für Sie.

Das Modul Personaleinsatzplanung beinhaltet beispielsweise den Projektplan, das Projektportfoliomanagement, sowie Auswertungen, die den komfortablen Ausdruck des Projekthandbuchs ermöglichen. Dieses Modul ist natürlich in gewohnter Form voll in die BMD Welt (z. B. Termine, Aufgaben, Archiv, …) integriert und ermöglicht so ein effizientes Arbeiten.

Falls Sie Fragen zum Einsatz der Projektentwicklung mit BMD haben, wenden Sie sich bitte telefonisch an den BMD Verkauf: 050 883 oder per E-Mail an verkauf@bmd.at.

Mag. Wolfgang Foissner
Abteilungsleiter Verkauf