Fachartikel

Standards in der NTCS LEA

Das Fakturierungswerkzeug für Dienstleister

Das Fakturierungswerkzeug für Dienstleister insbesondere Steuerberater
Die NTCSLEA, die LeistungsErfassung und -Abrechnung ist ein mächtiges Fakturierungswerkzeug für Dienstleister insbesondere Steuerberater, welches die Leistungserfassung- und abrechnung einer kleinen Kanzlei genauso ermöglicht wie die einer Großkanzlei mit hunderten Mitarbeitern an mehreren Standorten. Diese Anforderungen bedeuten viele mögliche Einstellungen und Betriebsarten der NTCSLEA.
Um diese Komplexität für den Anwender auf ein optimales Maß zu reduzieren, gibt es etliche Standards, die es unseren ConsulterInnen ermöglichen, die NTCSLEA in relativ kurzer Zeit einzurichten und zu schulen.

Musterhonorarnotenformulare
Für die Gestaltung der Honorarnote(n) hat sich ein de-facto-Standard herauskristallisiert, der sich je Kanzlei kaum unterscheidet. Dieser beinhaltet die Gestaltung der Rechnungspositionen, Nettosumme, Umsatzsteuerzeile, Bruttosumme und einen Bereich für Akonto-, Teilrechnungs-, oder Zahlungsabzug. Die kanzleispezifischen Layout-elemente (Logo, Briefkopf, Linien, Rahmen usw) werden im Zuge der Einrichtung der Fakturierung durch unsere CosulterInnen eingerichtet.

Honorarnote

Muster für Tätigkeiten/Artikel/Tätigkeitsgruppen
Unsere Erfahrungen der letzten 20 Jahre zeigen, dass nahezu jeder Steuerberater auf eine bestimmte Individualität beharrt, auch was die Gestaltung der Tätigkeiten (Expensargruppen) anbelangt. Diese ermöglichen es den Mitarbeitern, bei der Leistungserfassung treffsicher zu identifizieren, welche Leistung sie für den Kunden genau erbracht haben. Diese ermöglichen der fakturierenden Stelle, dem Kunden exakt die vereinbarten Positionen auf der Honorarnote auszuweisen und schließlich dem Management, produktive und unproduktive Leistungen sauber aufzuschlüsseln. Auf Wunsch stellen wir Ihnen 4 Muster kleiner, mittlerer und großer Kanzleien in Tabellenform zur Verfügung. Diese erleichtern Ihnen die Entscheidung, wie grob/detailliert Sie ihre Tätigkeiten führen wollen. Diese Muster können durch unsere ConsulterInnen mit wenigen Handgriffen importiert werden.

Musterauswertungen
Zurzeit werden 31 Standardauswertungen ausgeliefert. Diese sind in einem Zentraldokument mit PDF-Musterausdrucken und einer genauen Beschreibung und möglichen Motiven für die Auswertung dokumentiert, welches laufend um neue Standards ergänzt wird. Auf Wunsch schicken wir Ihnen dieses Auswertungsdokument jederzeit zu.

Standardparameter
Derzeit gibt es etwa 250 Parametereinstellungen, die einzeln oder in Kombination unterschiedliche Betriebsmöglichkeiten vor allem für die Leistungserfassung und für die Fakturierung ermöglichen. Die Einstellungen, die für eine kleine bis mittlere Kanzlei am häufigsten sind, werden als Standardeinstellungen mit ausgeliefert.

Standardfeldauswahlen
Abhängig davon, ob Sie Ihre NTCSLEA projektbezogen, mit/ohne KORE-Anbindung, mit/ohne Profitcentern (Abteilungen, Abteilungsleiter, Geschäftsführer) betreiben wollen, ist es sinnvoll, die Eingaben und Anzeigen im Programm so einzustellen, dass die für Sie wichtigen Information an richtiger Stelle angezeigt und die für Sie unwichtigen Informationen verborgen werden. Auch hier werden die für eine kleine bis mittlere Kanzlei wahrscheinlichsten Feldauswahlen als Standard ausgeliefert und ermöglichen einen Betrieb der NTCSLEA fast ohne Zusatzaufwand für die Einstellung der Felder.

Standardberechtigungen
Ab 2. Quartal 2009 werden für die NTCSLEA neue Standard-Berechtigungsgruppen ausgeliefert: LEA_JEDER (Funktionen, die jeder Mitarbeiter haben soll), LEA_KEY (Funktionen, die nur die Key-User haben dürfen) und LEA_ADMIN (Funktionen, die nur der Administrator ausführen darf). Sie können damit ein einfaches Berechtigungssystem wartungsfrei einrichten, indem Sie ihre Benutzer lediglich einer der vorgegebenen Berechtigungsgruppen zuweisen

Ausblick bis Ende 2009 – Standardorganisationsvorschlag
Obwohl die Individualität unserer Steuerberater beim Betrieb der NTCSLEA, wie bereits angeführt, äußerst hoch ist, haben wir uns entschlossen bis Ende 2009 auch einen kompletten Standardorganisationsvorschlag zusammenzustellen und auszuliefern. Wir haben festgestellt, dass es nicht das Einrichten der individuellen Einstellungen, sondern die gemeinsame Evaluierung der gewünschten Einstellungen mit dem Kunden ist, was den Einführungsaufwand (und somit die Kosten) in die Höhe treibt.

Daher wird dieser Organisationsvorschlag ein Kompromiss sein, der es einem (kleinen) Kunden einerseits ermöglicht die NTCSLEA mit minimalem Consultingaufwand in Betrieb zu nehmen, andererseits bei Rückfragen an die BMD-Hotline dieser die Sicherheit gibt, einen Standardanwender am Telefon zu haben und diesem unverzüglich weiterhelfen zu können, ohne sich zuerst einen Überblick über dessen Konfiguration verschaffen zu müssen.

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