Seminare & News Herbst 2011

Praxisbericht: Digitale Belegverarbeitung

Steuerberatung Stemmer Bahl Fend

Im Anschluss an eine Bilanzbesprechung teilte ein Hotelier uns mit, dass seine Mitarbeiterin im Back-Office in Kürze in Karenz gehen und er keine adäquate Ersatzkraft finden werde. Er sehe daher den auf ihn zukommenden Aufgaben mit gemischten Gefühlen entgegen, da er diese Büroarbeit (monatliche Zusammenstellung der Buchhaltungsunterlagen, Durchführung sämtlicher Banküberweisungen, etc.) nun selber erledigen müsse. Wir haben ihm daraufhin geantwortet, dass wir als Steuerberatungs­kanzlei zwar nicht alles, aber einen Großteil dieser Aufgaben abnehmen können. Worauf wir wieder Platz genommen und unsere Besprechung fortgeführt haben.

Wir schlugen unserem Klienten einen Ablauf vor, der wie folgt aussehen könnte:

1. Eingangsrechnungen
Die Eingangsrechnungen werden in der Rezeption geöffnet, anschließendvom Zuständigen im Hause geprüft, freigegeben und abschließend wieder in der Rezeption gesammelt. Falsche bzw. fehlerhafte Rechnungen werden gleich an die Lieferanten retourniert, mit der Bitte um Richtigstellung bzw. um Ausstellung einer Differenzgutschrift. Die freigegebenen Eingangsrechnungen werden dann einmal pro Woche gescannt und an unsere Kanzlei übermittelt. Nach der Übermittlung an unsere Kanzlei werden die Eingangsrechnungen alphabetisch geordnet in einem Lieferantenordner abgelegt.

2. Ausgangsrechnungen
Diese werden hotelintern erstellt und ebenfalls einmal pro Woche an unsere Kanzlei übermittelt.

3. Banken
Der Klient sorgt dafür, dass wir bei seiner Bank einen „Online-Zugriff“ auf sämtliche Bankkonten erhalten. Dieser Zugriff wird ohne Verfügerrechte eingeräumt. Das heißt,unsere Mitarbeiter können die Bankauszüge selbst ausdrucken bzw. Details abfragen, ohne beim Klienten ständig rückfragen zu müssen. Wir haben jedoch keine Rechte, um Überweisungen durchführen zu können.

4. Kassabuch
Über die Webplattform BMD.Com werden die Kassabuchungen, die nach einer Einschulung durch unsere Mitarbeiter einfach zu erfassen sind, im Hotel selbst eingegeben.

Der Ablauf bei uns in der Kanzlei ist dann der folgende:

Unsere Mitarbeiter erfassen einmal pro Woche sämtliche Eingangsrechnungen papierlos. Die eingescannten Dokumente werden automatisiert der jeweiligen Buchung zugeordnet. Mit der BMD-Software ist dies sehr einfach ohne zusätzlichen Zeitaufwand möglich. Anschließend erstellt unser Mitarbeiter mit BMD einen Zahlungsvorschlag, der aus den OP automatisch generiert wird. Die notwendigen Informationen (Zahlungsziel, Zahlungskonditionen, Bankverbindungen, etc.) sind beim jeweiligen Lieferantenkonto hinterlegt. Bei jenen Lieferanten, die einen Einziehungsauftrag haben, wird einfach eine Zahlungssperre hinterlegt, um eine „Doppelüberweisung“ zu vermeiden. Der Zahlungsvorschlag samt Überweisungsdatei wird anschließend an unseren Klienten übermittelt, von ihm ins Bankprogramm importiert und abschließend durch Eingabe eines TANs freigegeben. Unser Klient spart sich dadurch die Eingabe sämtlicher Überweisungen ins Bankprogramm, was eine beeindruckende Zeitersparnis zur Folge hat. Jeder, der selbst einmal zehn Überweisungen hintereinander im Bankprogramm erfasst hat, weiß, wie mühsam diese Arbeit sein kann. Selbst wenn man viele „Vorlagen“ im Bankprogramm hinterlegt hat, muss man immer noch die Rechnungsnummer, den Betrag und den Überweisungszeitpunkt ändern. Diese Arbeitsschritte fallen in Summe bei der eben angeführten Lösung weg.

Die Vorteile liegen jedoch nicht nur auf der Klientenseite, sondern auch beim Steuerberater. Durch Überweisung der Eingangsrechnungen mittels BMD Zahlungsverkehr kann im Anschluss die automatische Verbuchung der Zahlung gestartet werden. Sämtliche Lieferanten werden automatisch ausgeziffert und ein allfälliger Skonto auf das hinterlegte Konto ausgebucht. Das Prinzip „ohne Beleg - keine Buchung“ wurde in diesem Fall zu „ohne Scan - keine Zahlung“ umgewandelt. Auf diese Weise ist eine lückenlose Nachverfolgung des gesamten Geschäftsfalls von der Zahlung bis zur Eingangsrechnung und umgekehrt möglich.

Besonders angenehm ist die Tatsache, dass die eingescannten Rechnungen durch einen Doppelklick auf die Buchung aufgerufen werden können. Wir schätzen es mittlerweile sehr, wenn uns ein Klient, z. B. während der Bilanzbesprechung, fragt: „Was ist denn genau auf diesem Konto verbucht, der Saldo erscheint mir so hoch?“ und wir einfach beim Berichtsnavigator das Konto öffnen und bei den größten Positionen auch noch die dazugehörige Rechnung „auf Knopfdruck“ zeigen können. Auch bei der Erstellung des Anlagenverzeichnisses oder von Abgrenzungsbuchungen ist das Kopieren von Belegen nicht mehr notwendig, diese sind einfach durch einen Doppelklick vorhanden.

Die Ausgangsrechnungen werden gleich behandelt wie die Eingangsrechnungen. Bei Kunden, bei denen unser Klient eine „Einzieherlaubnis“ hat, wird dies ebenfalls mit der BMD-Software erledigt. Wir erstellen die Einzieherdatei, übermitteln diese dem Klienten, der diese einspielt und zur Durchführung freigibt. Die Verbuchung der ganzen Eingänge erfolgt wieder automatisiert. Auf diese Weise haben wir absolut saubere OPs, die nicht stundenlang abgestimmt werden müssen.

Bei den Bankbuchungen ist unsere Zeitersparnis durch die automatische Verbuchung des Zahlungsverkehrs am größten. Wir haben festgestellt, dass dadurch cirka zwei Drittel der monatlichen manuellen Buchungen bei einem Klienten wegfallen. Weiters ist es durch den Online-Zugriff nicht mehr notwendig, dass der Klient die Bankauszüge bei uns in der Kanzlei vorbeibringt. Wir rufen diese selbst ab und sind daher zeitlich viel flexibler als vorher.

Die vom Klienten erfassten Kassabuchungen werden durch unsere Mitarbeiter durchgesehen und ebenfalls automatisch verbucht.

Diese Vorgehensweise führen wir beim angesprochenen Klienten bereits seit Jahren durch. Wir haben diese Art der Belegverarbeitung auch bei vielen anderen unserer Klienten zur vollsten Zufriedenheit eingeführt. In Verbindung mit BMD.Com werden hier noch weitere Möglichkeiten eröffnet, die vorher undenkbar waren und von unseren Klienten wirklich geschätzt und auch bezahlt werden. Jeder Klient ist anders und bietet andere Möglichkeiten der Optimierung. Mit der BMD-Software haben wir einen Partner, bei dem wir unser Potenzial voll ausspielen können.

Man muss die einzelnen Anwendungsmöglichkeiten nur sehen und anschließend vor allem anwenden.

Dadurch erreicht man Zufriedenheit auf beiden Seiten und spart auch noch Zeit.

Mag. Alexander Bitschi

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