Seminare & News Herbst 2011

Trendsetter im Rechnungswesen

Innovationen in der digitalen Belegverarbeitung

Neue Standards
BMD, der bisher schon führende Anbieter im Bereich Rechnungswesen aus Österreich, setzt neue Standards: mit seinen neuen Lösungen für das betriebliche Rechnungswesen und den vielen darin enthaltenen Innovationen in Bezug auf digitale Belegverarbeitung und integrierte Belegarchivierung. Mit der Integration des gescannten (papierlos Buchen) oder überhaupt elektronisch verfügbaren Originalbelegs (elektronische Rechnung) in den Buchungsablauf, wird eine neue Dimension im Bereich der klassischen Buchführung aufgeschlagen. Das wird mittelfristig massive Veränderungen für die klassische Buchhalterwelt hervorbringen und zu Effizienzsteigerungen und wesentlich mehr Transparenz führen.

Papierloser Belegkreislauf

Eingangsrechnungen elektronisch freigeben
Schon bei einer Eingangsrechnung beginnt die mögliche Veränderung. So kann ein Beleg gescannt oder überhaupt als elektronische Rechnung automatisiert in den Kontrollkreislauf mit beliebiger Workflow-Steuerung übernommen und nach Freigabe automatisch verbucht werden.

In jedem Fall steht auf allen Ebenen - ob Buchungsposition, Kostenstelle oder Anlagegut - das Originaldokument auf Knopfdruck zur Verfügung. Alle archivierten Belege können auch über Volltextsuche abgerufen werden, wodurch für eine physische Belegsuche viel Zeit und Wege eingespart werden. Das Dokument bleibt örtlich unabhängig von überall einsehbar.

Die Bezahlung der Rechnungen erfolgt über den elektronischen Zahlungsverkehr mit automatischer Übergabe an die Bank (Telebanking). Dadurch bleibt die elektronische Verarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung voll gewahrt.

ER-Kontrolle

Kundenzahlungen automatisch verbuchen
Kundenrechnungen werden über Fakturierungssysteme aufbereitet und inklusive Originalbeleg automatisiert in die Finanzbuchhaltung übernommen. Der Zahlungseingang wird über den von der Bank zur Verfügung gestellten elektronischen Bankauszug automatisch verbucht und die offene Forderung beglichen.

Dadurch können je nach Belegumfang auch enorme Zeiteinsparungen durch die automatisierte Bankauszugsverbuchung erreicht werden. Andere Belege auf dem Bankauszug (z. B. Bankspesen usw.) werden dem System einmal „gelernt“ – bei der nächsten Verbuchung wird diese dann schon automatisch auf das richtige Konto gebucht. Mit dieser Methode ist es möglich, innerhalb kurzer Zeit den Bankauszug fast vollständig automatisiert zu verbuchen.

Bankauszugsverbuchung

Papierlos Buchen
Beim papierlos Buchen ergeben sich durch die weitere Verbreitung von elektronischen Rechnungen und die verbesserten Technologien in der Belegerkennung neue Varianten der Verbuchung.

Bei Variante 1 werden dabei, von einem gescannten Beleg ausgehend, die Buchungsdaten durch manuelle Eingabe erfasst.Der gescannte Beleg wird dabei automatisch archiviert und der nächste Beleg am Schirm (am besten auf einem zweiten Schirm) angezeigt.

Vorteil:

• ortsunabhängige Verbuchung,
• automatische Archivierung der Belege,
• schnellere Bearbeitung als auf Papier

Bei Variante 2 liegt entweder eine elektronische Rechnung vor (nach dem EBPP Standard) oder der Beleg wurde gescannt und die Daten über eine OCR Übersetzung ausgelesen. In beiden Fällen ist ein XML-Anhang verfügbar, in welchem die Daten des Belegs enthalten sind. Der Beleg wird wie in Variante 1 am Schirm dargestellt. Die Belegdaten werden aber direkt aus der XML Datei in die Buchungszeile vorgetragen. Durch Fixierung eines Gegenkontos auf dem Personenkonto kann, im günstigsten Fall, die Verbuchung vollautomatisch durchgeführt werden. Werden keine XML-Daten mitgeliefert oder können keine sinnvollen Daten ausgelesen werden, muss die Buchung wie in Variante 1 manuell vom Scan eingegeben oder es müssen zumindest fehlende Daten ergänzt werden.

Vorteil:

• bei hoher XML Daten Verfügbarkeit zusätzliche Einsparung an manueller Erfassungszeit,
• sonst gleiche Vorteile wie bei Variante 1.

Papierlos Buchen

Die Zukunft gehört der digitalen Belegverarbeitung
Mit der allgemeinen Verfügbarkeit von integrierten elektronischen Ablagesystemen (Archiven) wird die digitale Belegverarbeitung bald die klassische papierbezogene Belegverarbeitung verdrängen. Unsere Philosophie dazu ist ganz einfach. „Dort, wo wir durch elektronische Möglichkeiten das Geschäftsleben vereinfachen können, werden wir das auch tun.“ Dass die Technik von heute schon morgen Geschäftsalltag sein wird, steht für die Softwareentwickler von BMD außer Zweifel.

KR Ferdinand Wieser

zurück zur Liste   Drucken   Empfehlen