Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Indexdienst oder Windows Search
Mindestvoraussetzungen:
Windows Server 2003 SP2
Windows Server 2008
Windows Server 2008 R2
Erklärung:
Der Unterschied zur normalen Volltextsuche liegt darin, dass durch das Betriebssystem die Volltextsuche nicht erst bei Anfrage durch BMDNTCS vorgenommen wird, sondern bereits bei jeder Neuanlage bzw. Änderung eines Dokumentes im Hintergrund der Beschlagwortungskatalog aufgebaut wird.
Damit bringt die Volltextsuche in beiden Varianten zwar dasselbe Ergebnis, mit Indexservice oder Windows-Search allerdings erheblich schneller.
Achtung: Die automatische Erstellung des Beschlagwortungskatalogs wird im Hintergrund durchgeführt und auch nur, wenn ausreichend Ressourcen am Server zur Verfügung stehen.
Bei neu eingescannten oder archivierten Dokumenten kann es also möglich sein dass diese nicht sofort über Volltextsuche gefunden werden können sondern erst kurze Zeit später.
Im weiteren Verlauf wird die Installation und Inbetriebnahme der beiden Varianten über die der Suchkatalog betrieben werden kann genauer erläutert.
Achtung: Die Volltextsuche kann entweder über den Indexdienst oder über die Windows-Search erfolgen, ein Parallelbetrieb mit beiden ist nicht möglich!
I.) Windows Server 2003 mit Indexdienst:
Installation des Indexdienstes
Unter Systemsteuerung – Software – Windows-Komponenten hinzufügen/entfernen – Indexdienst:
Das Laufwerk, auf dem die Dokumente abgelegt werden, muss für die Indizierung aktiviert werden. Dazu einfach mit der rechten Maustaste auf den Datenträger – Eigenschaften:
Unter Systemsteuerung – Verwaltung – Computerverwaltung – Dienste und Anwendungen – Indexdienst kann der Dienst administriert werden.
Um Änderungen durchführen zu können muss dieser vorher gestoppt werden
Nun kann der Indexkatalog System gelöscht werden, dieser wird nicht benötigt.
Anschließend muss in den Eigenschaften des Indexdienstes die Option der Indizierung von Dateien mit unbekannten Erweiterungen aktiviert werden:
Nun muss der Indexdienst analog wie unter Punkt 3 beschrieben wieder gestartet werden.
II.) Windows Server 2003 mit Windows-Search:
Installation von Windows Search 4.0 (eine ältere Version 3.x wird nicht unterstützt):
Diese Funktion muss über Windows-Update oder einem manuellen Download aktiviert und installiert werden: http://support.microsoft.com/default.aspx/kb/940157 .
Nach erfolgreicher Installation sollte ein Suchfeld und ein Lupen-Taskleistensymbol vorhanden sein:
III.) Windows Server 2008 mit Indexdienst:
Die Installation erfolgt über den Server-Manager – Rollen hinzufügen – Dateiserver – Indexdienst:
Das Laufwerk, auf dem die Dokumente abgelegt werden, muss für die Indizierung aktiviert werden. Dazu einfach mit der rechten Maustaste auf den Datenträger – Eigenschaften:
Unter Systemsteuerung – Verwaltung – Computerverwaltung – Dienste und Anwendungen – Indexdienst kann der Dienst administriert werden.
Um Änderungen durchführen zu können muss dieser vorher gestoppt werden!
Anschließend muss in den Eigenschaften des Indexdienstes die Option der Indizierung von Dateien mit unbekannten Erweiterungen aktiviert werden:
Nun muss der Indexdienst analog wie unter Punkt 3 beschrieben wieder gestartet werden!
IV.) Windows Server 2008 mit Windows-Search:
Die Installation erfolgt über den Server-Manager – Rollen hinzufügen – Dateiserver – Windows-Suchdienst
V.) Windows Server 2008 R2 mit Indexdienst:
Die Installation erfolgt über den Server-Manager – Rollen hinzufügen – Dateiserver – Dateidienste für Windows Server 2003 – Indexdienst:
Nun sollte der in Windows 2008 R2 integrierte TIFF-Filter installier werden.
Dazu unter Server-Manager – Features hinzufügen Windows-TIFF-Filter:
Die restliche Installation ist ident wie unter Punkt III.) Windows Server 2008 mit Indexdienst!
VI.) Windows Server 2008 R2 mit Windows-Search:
Die Installation erfolgt über den Server-Manager – Rollen hinzufügen – Dateiserver – Windows Search :
Nun sollte der in Windows 2008 R2 integrierte TIFF-Filter installier werden.
Dazu unter Server-Manager – Features hinzufügen Windows-TIFF-Filter
EXKURS:
Wie schon anfangs erwähnt ist ein Doppelbetrieb mit beiden Diensten nicht möglich. Windows 2008 und Windows 2008 R2 lassen das gleichzeitige Installieren der beiden Dienste auch gar nicht zu:
VII.) Installation von iFilter für Indexdienst
Nun müssen sogenannte iFilter installiert werden.
Office Indexfilter sind in Office 2003 und Office 2007 enthalten, ältere Office-Versionen bieten keine Unterstützung für den Indexfilter.
Office 2010 bietet keine Unterstützung mehr für Indexfilter, da das Microsoft Office Dokument Imaging (MODI) nicht mehr ausgeliefert wird.
Der Windows Indexdienst verfügt nach Installation von Office über Filter für:
- Dokumente aus Microsoft Office-Anwendungen
- HTML-Dokumente
- Textdokumente
- Internet-Mail- und -Nachrichtendokumente
- TIFF-Dokumente
ACHTUNG:
Outlook-Dateien (.msg) sind ein Sonderfall. Diese werden von Office erst ab Office 2007 unterstützt.
Für die 64 bit Versionen von Windows 2003 und Windows 2008 funktionieren die Office-iFilter nicht, da Office eine reine 32 bit Applikation ist und keine 64 bit iFilter-Treiber zur Verfügung stellt. In Windows 2008 R2 gibt es den integrierten TIFF-Filter.
Für ältere Office-Versionen (und auch für die 64 bit Versionen von Windows 2003 und Windows 2008) oder andere gewünschte Dateiformate müssen iFilter von Drittanbietern (http://www.ifiltershop.com) gekauft werden!
Einen kostenlosen iFilter für pdf-Dateien finden Sie unter: http://www.adobe.com/support/downloads/detail.jsp?ftpID=2611
(der 32 bit pdf-iFilter wird auch mit der Installation des Adobe Readers ab Version 7 mitinstalliert)
bzw. für 64 bit Systeme unter: http://www.adobe.com/support/downloads/detail.jsp?ftpID=4025
Alternativ gibt es auch kostenpflichtige Varianten unter:
http://www.foxitsoftware.com/pdf/ifilter/
http://www.pdflib.com/de/produkte/tet-pdf-ifilter/
VIII.) Installation von iFilter für Windows Search
Hierfür gibt es im Gegensatz zum Indexdienst eigene Office-Pakete die von Microsoft zur Verfügung gestellt werden, sowohl für 32 bit als auch 64 bit Betriebssysteme.
Sie basieren auf den Filtern von Office 2010
http://www.microsoft.com/downloads/de-de/details.aspx?FamilyID=5cd4dcd7-d3e6-4970-875e-aba93459fbee
(für pdf-Dateien können die bereits erwähnten iFilter von Adobe, Foxit oder PDFlib verwendet werden)
IX.) Anlage des Dienstes BMDNtcsSvc
Sofern noch nicht verfügbar, muss der Dienst BMDNtcsSvc angelegt werden. Dies geschieht mit dem Parameter /install
z. B:C:\Programme\BMDSoftware\BMDNTCSSvc.exe /install
Anschließend muss der Dienst über Systemsteuerung – Verwaltung – Dienste noch gestartet werden:
Achtung:
Bei aktivierter Windows-Firewall muss der TCP-Port bzw. der Dienst (BMDNtcsSvc.exe) zu den Ausnahmen hinzugefügt werden!
Achtung:
Immer wenn in der NTCS Einstellungen verändert werden, muss der BMDNtcsSvc unter den Diensten neu gestartet werden!
X.) Einstellungen NTCS bei Verwendung des Indexdienstes
Dazu unter Tools – Überblick über alle Tools-Parameter – Einstellungen für Gesamtsystem – Allgemeine Einstellungen – BMD NTCS-Service
Speicherverfahren:
1 – Speicherung über Server
Servername/IP Adresse:
IP Adresse oder Servername auf dem der Dienst installiert ist
Portnummer81
Volltextsuche über Index:
1 – Ja
Art der Indexsuche:
1 – Indexservice
User:
Benutzer mit Vollzugriff auf das Archivverzeichnis
Passwort:
Passwort des oben angegebenen Benutzers
Achtung:
bei aktivierter Windows-Firewall muss der TCP-Port bzw. der Dienst (BMDNtcsSvc.exe) zu den Ausnahmen hinzugefügt werden!
Achtung:
Immer wenn in der NTCS Einstellungen verändert werden, muss der BMDNtcsSvc unter den Diensten neu gestartet werden!
XI.) Einstellungen NTCS bei Verwendung von Windows Search
Dazu unter Tools – Überblick über alle Tools-Parameter – Einstellungen für Gesamtsystem – Allgemeine Einstellungen – BMD NTCS-Service
Speicherverfahren:
1 – Speicherung über Server
Servername/IP Adresse:
IP Adresse oder Servername auf dem der Dienst installiert ist
Portnummer81
Volltextsuche über Index:
1 – Ja
Art der Indexsuche:
0 – Windows-Suche
Achtung:
Bei aktivierter Windows-Firewall muss der TCP-Port bzw. der Dienst (BMDNtcsSvc.exe) zu den Ausnahmen hinzugefügt werden!
XII.) Anlage des Suchkatalogs
Zuerst müssen die Archivpfade kontrolliert werden:
Büroverwaltung – DMS – Pfade
Bei Verwendung von Windows Search müssen sich diese zwingend auf dem selben Server befinden wie die NTCS bzw. der BMDNtcsSvc!
Bei Verwendung des Indexdienstes können die Pfade auch auf einem anderen Server liegen – dazu muss der Dienst BMDNtcsSvc unter einem Benutzeraccount laufen, welcher über das Netzwerk Zugriff auf die hinterlegten Verzeichnisse besitzt. Der Accoung LocalSystem hat wie der Name schon sagt nur Zugriff auf lokale Strukturen. Am besten den selben User verwenden der in der NTCS hinterlegt wird:
Nun wird der Katalog unter Funktionen – Suchkataloge aktualisieren.
Es erscheint folgende Meldung, die mit Ja zu bestätigen ist:
Wenn alles korrekt durchgeführt werden konnte, so wird dies bestätigt:
XIII.) Kontrolle Suchkatalog
Windows 2003 – Indexdienst:
unter Systemsteuerung – Verwaltung – Computerverwaltung – Dienste und Anwendungen – Indexdienst – Verzeichnisse
Windows 2003 – Windows Search:
Rechte Maustaste auf das Lupen-Taskleistensymbol – Windows Search-Optionen
Windows 2008 und Windows 2008 R2 – Indexdienst:
unter Systemsteuerung – Verwaltung – Computerverwaltung – Dienste und Anwendungen – Indexdienst – Verzeichnisse
Windows 2008 und Windows 2008 R2 – Windows Search:
unter Systemsteuerung – Indizierungsoptionen
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