Praxisbericht ASP - Kanzlei Koll & Partner

Kanzlei aus der Steckdose

Als EDV-begeisterter Steuerberater habe ich eines Tages vom Produkt „Kanzlei aus der Steckdose" der Firma BMD gelesen, dies jedoch gedanklich schnell wieder verworfen, da ich mir nicht vorstellen konnte, unsere Daten außer Haus zu geben und auf „Fremde" im Bereich der EDV angewiesen zu sein.

Den steigenden Anforderungen an Flexibilität, ständige Erreichbarkeit und Verfügbarkeit von klientenspezifischen Daten sowie der Expansion unserer Kanzlei - Erweiterung auf 3 Standorte - Rechnung tragend, wurde es praktisch notwendig, die bisher untereinander unabhängig bestehenden Netzwerke zu verbinden und von überall abrufbar zu machen.

Aus Gründen der Datensicherheit, Ausfallssicherheit und der Performance sind wir mit unserer EDV-Betreuung bald an die Grenzen gestoßen und haben daher einen verlässlichen Partner gesucht, um unsere bisherige Flexibilität (BMD Web Access - Internetbasierende Buchhaltungsauswertungsabfragen , ASP-Lösungen mit Klienten - Klient arbeitet am Server des Steuerberaters, sowie die Möglichkeit Home- und Teleworkingarbeitsplätze anzubieten) beizubehalten und gleichzeitig unseren internen EDV-Aufwand zu minimieren.

Durch das Produkt „Kanzlei aus der Steckdose" haben wir dies effizient umsetzen können. Nach einer kurzen Planungsphase haben wir unsere EDV auf nahezu wartungsfreie Komponenten umgestellt, ohne dabei Performance- oder Flexibilitätseinbußen in Kauf nehmen zu müssen. Die Umstellungsphase konnte ohne Stillstandszeiten durch exzellente Betreuung seitens der BMD-Techniker innerhalb kürzester Zeit abgeschlossen werden.
Wir verwenden an den Arbeitsplätzen keine herkömmlichen (Windows-)PCs mehr, sondern Thinclients ohne bewegliche Teile mit fix vorinstalliertem Betriebssystem, die nur noch zur Eingabe von Benutzernamen und Kennwort auffordern, schon ist man am von BMD betreuten Server angemeldet. Auf diesem Server liegen all unsere benötigten Programme wie die BMD Software, Office, Adobe Acrobat, Elda, die Homebanking-Software sowie die Software für die digitale Signatur. Der Aufbau und die Installation dieser Thinclients ist in fünf bis zehn Minuten erledigt, wohingegen früher mindestens 90 Minuten notwendig waren um den (teurer) gekauften Rechner auf den letzten Updatestand zu bringen, gegen Viren etc. zu schützen, ins Netzwerk zu integrieren und die Drucker sowie die notwendigen Programme zu installieren.

Wir haben unsere hausinterne EDV auf das Minimum reduziert: Eine (von BMD betreute) Firewall, eine SDSL-Internetanbindung, ein Windows-Rechner mit Scanner für die effiziente Nutzung des NTCS-Archivs, und Drucker sind all unsere EDV-Geräte. Updates, die Viren- und Spammailproblematik, die Betreuung des Exchange-Mail-Servers, etwaige Softwaregenerationswechsel übernimmt BMD, genauso wie die Installation neuer Drucker, das Anlegen neuer Mitarbeiter und sollte es mal vorkommen, das Abklären BMD-interner Fehlermeldungen.

Auftretende EDV- bzw. Anwenderprobleme werden nun innerhalb kürzester Zeit von kompetenten Mitarbeitern zu unserer Zufriedenheit gelöst, was uns einerseits den Kopf für unser eigentliches Geschäft (die Steuerberatung) frei hält und andererseits ein gutes Gefühl hinterlässt, nämlich zu wissen, kompetente Köpfe machen sich Gedanken, finden gute Lösungen und sind erreichbar, sollte einmal ein Problem oder eine Frage auftreten. Ganz zu schweigen von der Möglichkeit, gesichert weltweit – eine Internetanbindung vorausgesetzt – auf die gesamten Daten der Kanzlei sowie die E-Mails zugreifen zu können.

Wie in unserem Berufsstand wohl üblich, haben wir das Projekt EDV-Outsourcing auf den Euro durchgerechnet, durchgeführt und können nach ca. einem Jahr mit gutem Gewissen behaupten,wir haben die richtige Entscheidung getroffen, denn wir wenden jetzt kaum Zeit auf um ein perfekt funktionierendes System zur Verfügung zu haben und haben die Gewissheit, dass im Hintergrund Profis arbeiten, um unser EDV-System auf diesem Level zu erhalten.

Mag. (FH) Michael Stöckelmaier
Kanzlei Koll & Partner
Stockerau

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